soft skill pustakawan

COMMUNICATION INTERPERSONAL SKILL PUSTAKAWAN UNTUK MENINGKATAKAN KUALITAS PELAYANAN DI PERPUSTAKAAN

A.    Latar Belakang Masalah

Perpustakaan bukan saja berfungsi sebagai tempat mendapatkan ilmu pengetahuan, keterampilan, dan hiburan namun lebih luas dari itu juga berfungsi sebagai tempat melaksanakan pendidikan luar sekolah, dimana masyarakat diberikan kesempatan seluas-luasnya untuk melakukan proses belajar mandiri dalam pembentukan pribadi, mendapatkan keterampilan, mengenal berbagai macam perkembangan sosial, politik, kebudayaan yang berkembang di masyarakat.

Kompetensi seseorang  dalam  melaksanakan  sebuah pekerjaan tidak  hanya diukur  secara teknis saja, namun dibutuhkan keterampilan lainnya yang bersifat non­teknis , berupa soft skills   yang mendukung dalam bidang apapun, tak terkecuali pustakawan. Istilah soft skills people skills, atau interpersonal skill adalah hal yang saling barkaitan, sehubungan dengan kemampuan menjalin hubungan baik dengan seseorang, baik sesama rekan seprofesi maupun pengguna perpustakaan.

Soft skills pada dasarnya merupakan keterampilan non teknikal dan terkait erat dengan kepribadian seseorang yang dapat menjadikan seseorang sebagai karyawan yang baik dan pekerja yang dapat diandalkan[1]

Menciptakan  hubungan  baik  dengan pengguna  menjadi  hal  yang  tidak kalah pentingnya dalam penerapan soft skills bagi pustakawan. Pustakawan harus dapat mengidentifikasi kebuthan, keinginan, dan cara pemenuhannya, seperti informasi apa, untuk siapa, kapan, dimana. dan bagaimana[2]

Untuk mencapai harapan tersebut, maka sumber daya manusia yang terlibat, yaitu para pustakawan, juga dituntut untuk meningkatkan kompetensinya. Pustakawan harus semakin kompeten, bukan hanya sebagai penjaga buku tetapi dapat berperan lebih aktif sebagai sumber informasi. Pemberian layanan yang baik menjadi syarat utama kompetensi seorang pustakawan. Untuk memberikan layanan yang baik, maka pustakawan dituntut untuk memiliki kemampuan dalam bentuk hard skills dan soft skills[3]

Kemampuan  soft skills menjadi bagian dalam pencapaian tujuan keberhasilan penyelenggaraan layanan perpustakaan. Penulis mengambil komunikasi interpersonal sebagai bentuk soft skill pustakawan dalam hal ini terkait dalam upaya pemberdayaan sumber daya manusia oleh pihak terkait. Oleh karena itu perlunya komunikasi yang efektif yang  harus  dimiliki  pustakawan  sehingga pustakawan dapat menerapkannya dalam lingkungan pekerjaaannya yang memang memerlukan banyak interaksi dengan pemustaka.

B.     Rumusan Masalah

Bagaimana bentuk komunikasi interpersonal  yang dimiliki oleh pustakawan dalam meningkatkan kualitas pelayanan dalam memberikan pelayanan terhadap pemustaka?

C.    Tujuan dan Manfaat

1.      Untuk mengetahui komunikasi interpersonal antara pustakawan dan pemustaka

2.      Untuk mengetahui kepuasan pemustaka dengan komunikasi interpersonal

D.    Metodologi

Metode yang digunakan dalam penyusunan makalah ini, dalam menganalisis data peneliti memerlukan data pendukung yang berasal dari luar dan dari dalam perpustakaan. Adapun metode yang digunakan dalam memenuhi data dalam penulisan makalah ini, penulis mengunakan metode sebagai berikut:

1.      Metode Observasi

Observasi sebagai teknik pengumpulan data yang digunakan bila, penelitian berkenaan dengan prilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar[4].

2.      Metode wawancara

Metode wawancara adalah suatu cara pengumpulan data yang digunakan untuk memperolah informasi langsung dari narasumber yang bersangkutan.[5]

3.      Metode Studi Pustaka

Studi pustaka adalah mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, trankip buku, surat kabar, prasasti, notulen rapat, dan sebagainya dari bahan pustaka. Metode ini diterapkan dengan cara pengumpulan data mengunakan sumber buku sebagai referensi dalam penyusunan makalah ini.

E. Kajian Teori

Menurut  DeVito  komunikasi interpersonal  adalah  komunikasi  yang  terjadi  diantara  dua  orang  yang  telah memiliki  hubungan  yang  jelas,  yang  terhubungkan  dengan  beberapa  cara[6]. Hubungan interpersonal diperlukan untuk dapat menghasilkan komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif akan menghasilkan pemahaman, penafsiran, dan tindakan yang tepat[7]

Perpustakaan adalah  sebuah sistem  yang  di  dalamnya  terdapat  unsur  tempat  (institusi),  koleksi  yang  disusun berdasarkan  sistem  tertentu,  dan  pemustaka.[8]

Pelayanan pada hakikatnya adalah serangkaian kegiatan dalam proses pemenuhan kebutuhan melalui aktifitas orang lain, oleh karena itu pelayanan merupakan proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan[9].

E.     Pembahasan

Menurut DeVito komunikasi interpersonal yang efektif adalah berdasarkan humanistic model dan pragmatic mode[10]. Humanistic model (soft approach) menunjukan bahwa kualitas komunikasi interpersonal yang efektif di tentukan oleh lima factor yaitu:

1.      Openness ( keterbukaan )

komunikasi interpersonal akan efektif apabila  terdapat keinginan untuk membuka diri terhadap  lawan  bicara  kita,  keinginan  untuk  bereaksi  dengan  jujur  pada

pesan  yang  disampaikan  oleh  lawan  bicara  kita,  keinginan  untuk menghargai  bahwa  perasaan  dan  pemikiran  yang  disampaikan  selama proses komunikasi berlangsung adalah kepunyaan kita sendiri  (owning of feels  and  thought). Dalam  situasi  seperti  ini  diantara  pelaku  komunikasi akan  tercipta  keterbukaan  perasaan  dan  pemikiran,  serta masing-masing pihak bertanggungjawab atas apa yang disampaikannya.

2.      Emphaty

Mersakan apa yang orang lain rasakan tanpa kehilangan identitas diri kita dan memahami baik secara emosional maupun secara intelektual apa yang dialami.

3.      Supportivenees (dukungan)

Komunikasi interpersonal akan efektif bila tercipta suasana yang mendukung proses komunikasi bersifat evaluative fleksibel dan tidak kaku.

4.      Possiteveness (sikap positif) 

Komunikasi yang efektif apabila seorang komunikan menunjukkan sikap yang positif dan menghargai keberadaan orang lain.

5.      Equality (keselarasan)

Penerimaan dan persetujuan terhadap orang yang menjadi lawan bicara,harus menyadari bahwa  semua orang bernilai dan memeliki swsuatu untuk bisa dibagi.

Pragmatic model  (behavioural)  atau  disebut  juga  sebagai  pendekatan  keras (hard approach) atau (competence model) fokus pada perilaku tertentu yang harus digunakan oleh pelaku komunikasi interpersonal baik sebagai pembicara maupun sebagai  pendengar  apabila  ingin  efektif. Faktor ini juga mempunyai lima kemampuan yang harus dimiliki yaitu

1.      Confidence (percaya diri)   maksudnya adalah para pelaku komunikasi interpersonal  harus  memilki  rasa  percaya  diri  secara  sosial  (social confidence).  Seorang  socially  confident  communicator  akan berkomunikasi dengan  relax,  tidak kaku dan bisa mengontrol gerakan ubuhnya, tidak gemetar atau malu. Kualitas kepribadian ini, juga bisa membantu pihak lain merasa lebih nyaman.

2.      Immediacy merujuk pada situasi adanya perasaan kebersamaan antara pembicara  dan  pendenga ddengan menunjukkan sika memperhatikan,menyenangi dan tertarik pada lawan bicara. Bisa dengan verbal mauoun non verbal.

3.      Interaction  management kemampuan  untuk mengontrol  interaksi  demi  memuaskan  kedua  belah  pihak  pelaku komunikasi.

4.      Expressiveness kemampuan untuk secara sungguh-sungguh  terlibat  dalam  proses  komunikasi

5.      Other  orientation kemampuan  untuk  beradaptasi dengan  orang  lain  selama  proses  komunikasi  interpersonal berlangsung. 

Kualitas  pustakawan  ditentukan  oleh  beberapa  faktor,  antara  lain  latar belakang  pendidikan  yang  akan  menentukan  keahliannya,  kepribadiannya,  dan kemampuan berkomunikasi.    Kemampuan berkomunikasi dalam hal ini komunikasi interpersonal sangat penting,  karena  dalam  pekerjaannya  pustakawan  akan  berhadapan  langsung dengan para pemustaka. Keterampilan pustakawan dalam melakukan komunikasi interpersonal yang efektif akan menentukan keberhasilan pustakawan tersebut dalam melaksanakan tugasnya.

Mengacu  pada  yang  telah  dijelaskan  oleh  DeVito  (1992) mengenai beberapa  keterampilan  komunikasi  interpersonal  yang  efektif  yang  seharusnya dilaksanakan  oleh  mereka  yang  melakukan  komunikasi  interpersonal,  maka dengan  memperhatikan  situasi  dan  kondisi  kerja  di  lingkungan  perpustakaan,  untuk profesi pustakawan beberapa keterampilan   komunikasi  interpersonal yang efektif yang harus dimiliki yaitu:

·         Empathy

Maksudnya  adalah pustakawan harus mampu untuk merasakan  apa  yang dirasakan  oleh orang  lain  dalam  hal  ini  pencari  informasi  yang  sedang  dilayaninya. Misalnya  ketika  ada  seorang  pencari  informasi  yang  datang  mencari  suatu  informasi  dan  dia  mengatakan  bahwa  informasi  tersebut  sangat  dia butuhkan  dengan  cepat,  karena  merupakan  bahan  untuk  membuat  karya  ilmiah  dia yang  harus  dikumpulkan  2 hari  lagi.  Pustakawan yang berempati  akan  membantu  orang  yang bersangkutan  dengan segera dan berusaha untuk bekerja dengan lebih cepat, karena dia  ikut merasakan  bahwa  informasi  tersebut  sangat  dibutuhkan  dan  harus  diperoleh  secepat  mungkin.

·         Supportiveness

Maksudnya adalah pustakawan harus berusaha menciptakan suasana yang nyaman,  yang  fleksibel,  dan  mendukung  para  pencari  informasi  untuk berkomunikasi  dengan  dia.  Tunjukkan  sikap  bahwa  pustakawan  siap membantu  para  tamunya.  Hindarkan  sikap  seolah-olah  pustakawan mengawasi para pengunjung perpustakaan.

·         Positiveness

Maksudnya  adalah  pustakawan  harus memulai  komunikasi  dengan  para pengunjung  perpustakaan  dengan  sikap  yang  positif  dan  menganggap mereka  sebagai  orang  penting  yang  harus  diperlakukan  dengan  baik. Menyapa  pengunjung  dengan    kata-kata  yang  baik  disertai  dengan senyuman  yang  manis  akan  membuat  mereka  merasa  dihargai  dan

sebaliknya mereka  juga akan menghargai pustakawan sebagai professional yang dapat diandalkan.

·         Equality

Maksudnya adalah pustakawan harus memandang semua yang mengunjungi perpustakaannya merupakan orang-orang penting yang harus dihormati tanpa  syarat. Jangan  membeda-bedakan  perlakuan  pada pengunjung hanya karena penampilannya atau karena gelar akademisnya. Semua pengunjung perpustakaan merupakan pencari informasi yang harus dibantu secara proporsional, sehingga mereka puas atas layanan informasi yang  diberikan.

·         Confidence

Maksudnya adalah bahwa dalam melayani para pengunjung perpustakaan, pustakawan harus memiliki rasa percaya diri. Memang mungkin agak sulit bagi mereka yang memilki sifat pemalu atau sering cemas,  tetapi melalui latihan  dan  berusaha  tentunya  kesulitan  tersebut  bisa  diatasi. Tunjukan bahwa  pustakawan  adalah  orang  yang  cerdas,  yang  menguasai pekerjaannya  dengan  baik.  Sehingga  mereka  akan percaya  bahwa pustakawan merupakan  orang  yang  dapat  diandalkan  untuk  dikonsultasi.

·         Immediacy

Maksudnya adalah bahwa pustakawan harus menunjukkan perhatian, rasa tertarik, dan juga  senang  terhadap  permasalahan  yang  disampaikan  oleh  pengunjung  perpustakaan.  Hal  tersebut  bisa  diekspresikan  secara  non verbal  dengan  senyuman  dan  tatapan  mata  yang  ramah.  Hal  ini  akan membangkitkan  semangat  pengunjung  perpustakaan  untuk mau  bertanya tentang  informasi  yang  dibutuhkannya.

·         Interaction management

Maksudnya  adalah  pustakawan  harus  mampu  mengelola  proses komunikasi yang berlangsung antara dia dengan pencari  informasi secara efektif. Membuat percakapan berjalan  lancar,  sehingga pencari  informasi bisa  menyampaikan  dengan  jelas  apa  yang  dibutuhkannya,  dan pustakawan  pun  memahaminya  dengan  tepat.

                 Keterampilan  yang  harus  dimiliki  pustakawan  ketika dia berkomunikasi interpersonal dengan para pengunjung  yang mencari informasi di  perpustakaan.  Diharapkan  pustakawan  mampu  menerapkan  prinsip-prinsip tersebut sehingga bisa menciptakan proses komunikasi interpersonal yang efektif.  Apakah seorang  pengunjung  yang mencari  informasi  di  perpustakaan  berhasil mendapatkan  informasi  yang  dia  peroleh  atau  tidak,  bukanlah  satu-satunya indicator  kualitas  pustakawan.  Ada  hal  yang  lebih  penting  yaitu  pustakawan mampu  memberikan  layanan  yang  memuaskan,  sehingga  pengunjung  merasa senang dan akan kembali lagi mengunjungi perpustakaan tersebut.  

F.     Kesimpulan

Pekerjaan ini menuntut seorang pustakawan yang yang banyak berinteraksi,berkomunikasi dalam membangun hubungan baik denga pemustaka maka dengan kemampuan yang baik akan mempengaruhi pada hasil pekerjaan yang baik.Seorang pustakawan yang professional harus mampu menguasai kemempuan berkomunikasi interpersonal yang baik guna tercapainya tujuan yakni memberikan informasi yang tepat dan memepengaruhi pemustaka untuk selalu menggunakan jasa informasi yang ada di perpussatkaan. Dengan keterampilan ini seorang pustakawan diharapkan dapat membangun dan menanamkan citra positif seperti yang diinginkan, karena dia tahu cara memberikan layanan yang sesuai dengan kebutuhan, keinginan dan karakter pemustaka.

DAFTAR PUSTAKA

Damayani, Ninis agustini 2005. Interpersonal Skills Dalam Pelayanan Perpustakaan Dari

http:// library.usu.ac.id. diakses 24 November 2014.

DeVito,  Joseph A. 1992. The  Interpersonal Communication Book.  6^th ed. New York:

Harper Collins.

Elfindri, et al. 2010. Soft Skills untuk Pendidik. t.k.: Baduose Media. 

Majalah Universitas Indonesia 2008,UI .Depok : Penerbit PT.Indo Multi Media.

Moenir, A. S. 1995. Manajemen Pelayanan Umum. Jakarta: Bumi Aksara.

Syihabudin Qalyubi. 2007. Dasar-Dasar  Ilmu  Perpustakaan  dan  Informasi. Yogyakarta: 

Jurusan  Ilmu  Perpustakaan  dan  Informasi  Fakultas  Adab UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Subagyo Ernalia (2008).  Peningkatan Soft Skill Pustakawan Dalam Pencapaian Layanan

Prima Menuju Proses Pembelajaran Mandiri  : Musda & Seminar.http://www.mail-archive.com. Diakses tanggal 24Novemebr 2014

Sugiono (1999). Metode Penelitian Atministrasi. Bandung : Alfabat.

 

---

[1] Majalah Universitas Indonesia (2008),UI .Depok : Penerbit PT.Indo Multi Media.hal.28

[2] Damayani.Pustaha: Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi, Vol. 1, No. 1, Juni 2005

[3] Subagyo Ernalia. Peningkatan Soft Skill Pustakawan Dalam Pencapaian Layanan Prima Menuju Proses Pembelajaran Mandiri  : Musda & Seminar 2008.hal.1

[4] Sugiyono, Metode Penelitian Administarasi. (Bandung.CV. Alfabet.1999) .Hal.145

[5] Ibid hal.137

[6] Joseph A DeVito. The  Interpersonal Communication Book.  6th  ed. (New York: Harper Collins.1992)hal.11

[7] Richard Y Chang. Sukses melalui kerja sama tim. (Jakarta: Penerbit PPM.2001) hal.4

[8] Syihabudin Qalyubi. Dasar-Dasar  Ilmu  Perpustakaan  dan  Informasi. (Yogyakarta:  Jurusan  Ilmu  Perpustakaan  dan  Informasi  Fakultas  Adab UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.2007) hal.27

[9] Moenir, A. S. Manajemen Pelayanan Umum. (Jakarta: Bumi Aksara:1995). Hal.27

[10] Joseph A DeVito. The  Interpersonal Communication Book.  6th  ed. (New York: Harper Collins.1992)