strategi preservasi digital perpustakaan

STRATEGI PRESERVASI  SUMBER INFORMASI DIGITAL SEBAGAI PENGEMBANGAN KOLEKSI DI PERPUSTAKAAN

A.    Latar Belakang

Era digital berkembang ditandai dengan munculnya tiga teknologi, yaitu: komputer, komunikasi dan multimedia. Perkembangan ketiga teknologi telah membuat muatan informasi atau pesan dalam komunikasi tidak lagi hanya berupa teks, angka, gambar saja, melainkan dapat berupa suara, atau bahkan berupa gambar yang bergerak (film, video) tak ubahnya menikmati siaran langsung seperti melalui stasiun radio atau siaran televisi. Bahkan dengan perkembangan teknologi yang mampu memampatkan ukuran data atau informasi untuk kemudian diurai kembali setelah sampai di tujuan, membuat transfer informasi dan data dapat menjadi lebih cepat dan mempermudah aktivitas pelayanan kepada masyarakat.

Salah satu isu penting dalam dunia perpustakaan di era informasi ini adalah isu tentang pelestarian digital (digital preservation). Perpustakaan sebagai institusi yang melakukan kegiatan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pelestarian, dan penyebaran pengetahuan dan budaya, berperan penting dalam melakukan pelestarian digital. Apalagi bila sebagian atau seluruh koleksi perpustakaan tersedia dalam format digital, maka kegiatan melestarikan materi digital menjadi suatu hal yang tak dapat dihindari lagi atau menjadi suatu keharusan.

Pertumbuhan yang pesat dalam produksi informasi berbasis elektronik telah melahirkan ungkapan digital library. Perpustakaan digital adalah suatu lingkungan perpustakaan di mana berbagai objek informasi (dokumen, images, suara dan video-clips) disimpan dan diakses dalam bentuk elektronik. Objek tersebut terekam dalam berbagai jenis media komputer termasuk CD. Bahan jenis ini sebagian besar tersedia untuk diakses melalui internet atau dimuat dalam komputer stand-alone atau jaringan lokal[1].

Perkembangan teknologi mampu memampatkan ukuran data atau informasi untuk kemudian diurai kembali setelah sampai di tujuan, membuat transfer informasi dan data dapat menjadi lebih cepat. Selain mempercepat proses dalam aktivitas sehari-hari, format data digital juga mempermudah aktivitas pelayanan kepada masyarakat.

Hal itu karena menyangkut keberadaan dan keberlangsungan nilai-nilai informasi. Sebuah informasi menjadi bernilai apabila mudah dicari dan ditemukan kembali. Pelestarian materi digital dimaksudkan agar informasi yang tersimpan dalam format digital dapat diakses dengan mudah dan tersedia dalam jangka waktu yang selama-lamanya.

Namun dengan media tempat menyimpan informasi digital selalu mengalami degradasi dan bisa rusak tanpa pemberitahuan sama sekali. Perangkat keras dan lunak seringkali ketinggalan zaman tanpa kita sadari. Karena itu perlu diperhatikan manajamen daur hidup (lifecycle management) koleksi digital yang disimpan. Untuk itu diperlukan pelestarian terhadap koleksi digital ini. Disini penulis akan menjelaskan bebrapa cara atau strategi yang digunakan dalam preservasi digital di perpustakaan sehingga koleksi digital yang ada di perpustakaan bisa semakin lama dan bisa digunakan oleh pemustaka.

B.     Rumusan Masalah

Bagaimana strategi preservasi digital yang digunakan di perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta untuk pengembangan koleksi?

C.    Tujuan

1.      Memudahkan mencari sumber informasi kembali

2.      Memperpanjang usia koleksi digital

3.      Memyelematkan sumber informasi

D.    Kajian Teori

Digital libraries are organizations that provide the resources, including the specialized
staff, to select, structure, offer intellectual access to, interpret, distribute, preserve the integrity of, and ensure the persistence overtime of collections of digital works so that they
are readily and economically available for use by a defined community or set of  communities. Perpustakaan Digital berbagai organisasi yang menyediakan sumberdaya, termasuk pegawai yang terlatih khusus, untuk memilih, mengatur, menawarkanakses, memahami, menyebarkan, menjaga
integritas, dan memastikan keutuhan karyadigital, sedemikian rupa sehingga koleksi
tersedia dan terjangkau secara ekonomis olehsebuah atau sekumpulan komunitas yang
membutuhkannya)[2].

Preservasi perpustakaan digital adalah proses memilih, mengadakan, mengolah, melayankan, serta memelihara dokumen atau data digital sehingga dapat dimanfaatkan dalam waktu yang lama secara internal oleh publik sesuai dengan kaidah, norma dan kode etik yang berlaku[3]. Preservasi adalah semua kegiatan yang bertujuan memperpanjang umur bahan pustaka dan informasi yang ada di dalamnya [4]. Selain itu definisi lain juga menyebutkan preservasi digital adalah upaya memastikan agar materi digital tidak bergantung pada kerusakan dan perubahan teknologi. Secara umum preservasi digital mencakup berbagai bentuk kegiatan, mulai dari  kegiatan sederhana menciptakan tiruan (replika atau copy) dari sebuah materi digital untuk disimpan, sampai kegiatan transformasi digital yang cenderung rumit[5].

E.     Pembahasan

Pelestarian bahan digital berbeda dengan materi bahan non digital. Karena kandungan materi informasi bahan pustaka dapat di lestarikan dengan cara merawat fisik kertas dan kemasanya. Sedangkan informasi digital tidak saja melekat pada objek fisiknya,tetapi juga merupakan sesuatu yang harus dijalankan dengan memakai suatu perangkat lunak dan perangkat keras. Dengan demikian pelestraian materi digital bukan karena semata-mata objek fisiknya saja tetapi juga dengan cara menjamin penggunaan mesin dalam ruang dan waktu yang sepanjang mungkin.

Ada beberapa hal yang mendorong melakukan pelestarian materi digital adalah:

·         Informasi dalam bentuk materi digital sulit bertahan dalam jangka waktu lama.Hal ini disebabakan karena

1.      Kadaluarsa perangkat lunak dan perangkat keras yang di pakai untuk membaca materi digital karena perkembangan teknologi yang sanga cepat.

2.      Kerusakan mekanisme pada perangkat keras

3.      Serangan virus dan hacker

·         Materri digial bila hilang terjadi secara tiba-tiba tanpa ada peringatan terlebih dahulu dan hilangnya secara permanen

·         Maasalahyang berkaitan dengan keotentikan naskah dan hak cipta materi digital lebih kompleks dibandingkan dengan bahan pustaka tecetak karena materi mudah diubah oleh siapa saja dan dapat di copy secara luas.

Preservasi digital merupakan kegiatan yang terencana dan terkelola untuk memastikan agar sebuah objek informasi digital tidak mengalami kerusakan sehingga dapat diakses dalam jangka waktu yang panjang. Lavoie dan Dempsey (2004) dalam Pendit (2009:111)[6] merumuskan pelestarian digital sebagai kegiatan yang memliki karakteristik yakni:

1.      Terus Menerus

Jika pelestarian buku sering kali dilakukan pada satu titik waktu tertentu dalam siklus hidup buku itu, maka pelestarian digital dilakukan sejak sebuah objek disimpan. Dengan kata lain, pelestarian digital lebih tepat dilihats ebagai proses terus menerus, sehingga kadang tak ada bedanya dengan kegiatan rutin.

2.      Konsensus
Diperlukan keputusan dan kepastian tentang apa dan bagaimana pelestarian
terhadap suatu objek dilakukan. Pelestarian tak dapat diseragamkan untuk semua objek. Dalam lingkungan digital, keputusan ini tak hanya menyangkut nilai kandungan sebuah objek, namun juga kadar kualitas objek tesebut.

3.      Berbagi Tanggung Jawab

Sama dengan pelestarian di dunia non-digital, pelestarian memerlukan pembagian tanggungjawab, khususnya menyangkut upaya memastikan bahwa sebuah objek dapat bertahan hidup selama mungkin. Dalam dunia digital pun harus ada tanggung jawab di pihak produsen objek digital,setidaknya dalam memastikan integritas objek tersebut, atau dalam berbagi sumber daya seandainya sebuah objek digital memerlukan program-program khusus untuk menghidupkannya.

4.      Melalui Seleksi

Pelestarian harus dibedakan dari semata-mata menyimpan apapun yang dapat disimpan. Dalam era digital yang ditandai dengan kelimpahruahan dan dinamika, seleksi seksama terhadap objek mana yang perlu dilestarikan dan mana yang tidak perlu, menjadi sangat penting.

5.      Dapat Didanai

Biar bagaimana pun, pelestarian digital menimbulkan ongkos tambahan yang tidak sedikit. Banyak institusi atau badan pemerintah yang belum apa apa sudah khawatir membayangkan jumlah dana yang diperlukan. Salah satu sumber kekhawatiran ini biasanya adalah justru karena institusi atau badan pemerintah itu belum mempunyai cara yang paling tepatuntuk memprediksi ongkos pelestarian digital.

6.      Kegiatan Koopertatif

Pelestarian digital dilakukan sebagai bagian dari kerjasama lintas lembaga, lintas daerah, dan bahkan lintas negara.Kenyataan bahwa objek digital yang akan dilestarikan juga seringkali menjadi bagian dari internet yang tak mengenal batas negara, menambah kuat alasan untuk melakukan kegiatan pelestarian secara bersama-sama.

7.      Memerlukan Legalitas

Objek digital sering menimbulkan perdebatan tentang kepentingan individual dan kepentingan umum yang lebih besar, maka perlu disiapkan terkait dengan hak cipta dalam hal ini perlu negosiasi antara pihak perpustakaan dengan penulis, sehingga kegiatan akan dapat dilakukan secara legal.

8.      Berpencar

Kegiatan preservasi digital dapat dilakukan secara terpencar terutama terkait dengan tanggungjawab dan kerjasama lembaga. Sebuah institusi juga dapat membayar pihak luar (contractingout) untuk melakukan kegiatan yang  membutuhkan banyak pekerja tetapi hanya dalam jangka waktu tertentu.

9.      Berdampingan

Pelestarian digital tak selalu harus dilihat sebagai kegiatan yang terlepas sama sekali dari aktivitas sebuah institusi informasi yang masih mempunyai sejumlah besar koleksi non-digital.Pelestarian digital dapat berjalan berdampingan dengan kegiatan yang lain.

10.  Terukur dan benar

Pada awalnya, karena perkembangan teknologi yang amat cepat, banyak institusi menggunakan strategitrial-anderror, tetapi sejalan dengan waktu mulai ada silang pengalaman dan kesempatan bench-marking. Beruntunglah perpustakaan di negara-negara yang memiliki pemerintahan yang serius memperhatikan pelestarian digital, dan yang akhirnya melaksanakan sebuah upaya terkoordinasi antar lembaga.

11.  Melahirkan Bisnis Baru

Di era digital, sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pelestarian seringkali berada di luar jangkauan institusi-institusi sehingga memunculkan  bisnis yang melibatkan penjaja (vendor) khusus bidang pelestarian.

12.  Sebagai Salah Satu Pilihan

Materi atau objek yang born-digital seringkali memang tidak memberikan pilihan lain selain dilestarikan sebagai objek digital. Namun juga ada materi digital yang mungkin lebih baik dilestarikan dalam bentuk analog. Pada prakteknya, jika objek digital terlalu riskan untuk disimpan dalam bentuk digital, banyak institusi yang memutuskan untuk membuat bentuk analognya.

13.  Kepentingan Umum

Salah satu keuntungan dari pelestarian digital yang dikombinasikan dengan keterbukaan akses adalah dalam hal potensi pemanfaatannya bersama secara meluas dengan biaya minimal. Digitasi buku tercetak ke dalam bentuk digital akan menjadikannya sebagai benda eksklusifyang hanya dapat dibaca dengan mengunjungi perpustakaan yang menyimpannya. Dalam bentuk objek digital akan menyebabkan benda tersebut “milik umum” dalam arti yang sesungguhnya, terutama jika ia tersedia lewat internet dan mudah diakses dari mana saja

            Untuk menyelamatkan nilai informasi sebagai upaya dalam pelestarian koleksi digital agar dapat dimanfaatkan dalam waktu yang relative lebih lama dan terhindar dari kerusakan terhadap koleksi digital ada bebrapa strategi pelestarian digital antara lain:

·         Technology Preservation

Pelestarian teknologi merupakan tindakan pemeliharaan terhadap hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak) yang mendukung sumber daya (koleksi) digital untuk membaca atau menjalankan sebuah objek digital. Terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan dari cara ini. Kelebihan yang didapatkan diantaranya pertama, dengan meyimpan perangkat keras dan perangkat lunak aslinya, maka tampilannya akan sama dengan dokumen aslinya. Kedua, pelestarian teknologi merupakan solusi pelestarian yang praktis dalam jangka pendek. Ketiga, dengan pelestarian teknologi, kebutuhan untuk mengimplementasikan strategi pelestarian lainnya dapat ditunda. Selain kelebihan-kelebihan yang telah disebutkan,strategi ini juga memiliki kelemahan. Karena merupakan strategi dalam jangka pendek maka diperlukan tindak yang berkelanjutan.

·         Refreshing

Perawatan dengan mencermati usia media sehingga perlu pemindahan data dari media yang satu ke media lainnya.Tujuan utama dari refresing ini adalah untuk menciptakan koleksi digital yang sifatnya stabil. Kelebihan dari strategi ini adalah mudah diterapkan dan resiko kehilangan data dalam proses pemindahan data sangat kecil.

·         Migration & Reformatting

Mengubah konfigurasi data digital tanpa mengubah kandungan isi intelektualnya.
Strategi migrasi memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Beberapa
kelebihan strategi migrasi tersebut antara lain pertama, perpustakaan tidak
perlu meyimpan aplikasi originalnya. Kedua, memungkinkan manajemen dan
perawatan secara aktif. Ketiga, format standar menawarkan akses yang stabil dan
berkelanjutan. Keempat, dengan strategi migrasi isi intelektual dari koleksi digital
ini dapat dilestarikan Adapun kelemahan-kelemahan strategi ini adalah diperlukannya perawatan secara berkelanjutan seiring dengan perkembangan teknologi sehingga menghabiskan banyak biaya.

·        Emulation
Proses penyegaran di lingkungan sistem. Artinya secara teoritis dapat dilakukan pembuatan ulang secara berkala terhadap program computer tertentu agar dapat terus membaca data digital yang terekam dalam berbagai format dari berbagai versi. Kelebihan strategi ini antara lain pertama, menjaga tampilan seperti pada dokumen aslinya. Kedua, merupakan strategi jangka panjang, sehingga tidak perlu campur tangan langsung dari staf perpustakaan. Ketiga, dapat diterapkan secara terpisah untuk seluruh koleksi digital. Sedangkan kelemahan strategi emulasi ini pertama, perangkat lunak emulasi (emulator) membutuhkan biaya yang cukup mahal. Kedua, dalam menciptakan spesifikasi emulator sangat kompleks sehingga dapat menyulitkan staf perpustakaan. Ketiga, informasi yang harus dilestarikan menjadi lebih banyak. Keempat, karena berbentuk perangkat lunak terdapat kemungkinan perangkat lunak tersebut akan mengalami  ketertinggalan  teknologi.

·         Digital Archeology

Menyelamatkan isi dokumen yang tersimpan dalam media penyimpanan ataupun perangkat keras dan perangkat lunak yang sudah rusak, sehingga isi dokumen tersebut tetap dapat digunakan. Strategi ini merupakan strategi dengan biaya yang rendah tetapi memiliki resiko yang tinggi, karena dengan hanya memperbaharui media penyimpanannya terdapat kemungkinan data tersebut tidak akan terbaca ketika perpustakaan telah menggunakan teknologi yang baru.

·        Mengubah data digital menjadi analog

Materi digital yang sulit diselamatkan dengan semua cara yang disebutkan di atas. Berbeda dengan koleksi dalam bentuk analog yang lebih berusia panjang dan memiliki daya tahan lama, koleksi digital mempuyai kelemahan berupa sifat rapuh dan tidak tahan lama. Untuk mempertahankan koleksi digital agar dapat diakses oleh pengguna, koleksi digital dapat dialihbentukkan ke dalam media analog. Selain dialihkan ke dalam bentuk mikrofilm, strategi ini dapat dilakukan dengan membuat printout atau mencetak kembali dokumen yang telah didigitalisasi.

F.     Strategi preservasi koleksi digital di perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta.

Di perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta ini selain koleksi cetak, terdapat pula koleksi digital sebagai koleksi perpustakaan. Tentunya di masing-masing perpustakaan cara preservasi koleksi digital yang dilakukan ada yang sama ada pula yang tidak. Dan itu bergantung pada kesadaran masing-masing pustakawan dalam melestarikan dan menjaga koleksi yang dimiliki agar tetap bisa dimanfaatkan oleh user. Koleksi digital yang dimiliki oleh perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta ini meliputi e-book dan e-journal serta skripsi, tesis dan laporan penelitia yang telah dialihmediakan dalam bentuk digital yang berformat pdf.

Tempat penyimpanan yang dipakai untuk menyimpan koleksi digital berupa hard disk, CD dan juga Flash disk. Mereka memiliki back-up data pada setiap koleksi digital yang dimiliki, tetapi masih belum maksimal dikarenakan mereka hanya menyimpan saja belum ada perlakuan khusus terhadap koleksi digital tersebut. Untuk metode preservasi yang digunakan oleh perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta menyangkut dengan koleksi digitalnya hanya menggunakan metode Refresing. Yaitu dengan memindahkan file digital dari satu media penyimpanan ke media penyimpanan lain yang mempunyai tipe sama.

Pernah dulu sempat akan diusullkan menggunakan Migrasi (proses transfer koleksi digital secara periodik dari perangkat keras atau perangkat lunak satu ke lainnya yang lebih baru (up-todate) untuk melestarikan koleksi digital dan agar koleksi digital tersebut dapat diakses dari masa ke masa), sudah pernah diprogramkan oleh perpustakaan. Namun belum pernah diaplikasikan oleh perpustakaan STIKES ‘Aisyiyah Surakarta dikarenakan tenaga yang kurang memadai dan waktu yang dibutuhkan menungkinkan akan menyita waktu, sehingga perpustakaan hanya menggunakan metode Refresing sebagai metode preservasinya hingga saat ini.

G.    Kesimpulan

Kegiatan preservasi digital sebenarnya adalah memastikan informasi yang tersimpan dalam media digital tersebut tetap dapat diakses oleh siapapun yang memerlukannya baik di masa kini ataupun di masa yang akan datang. Pustakawan bagian preservasi hendaknya memiliki pengetahuan khusus tentang preservasi agar koleksi perpustakaan yang membutuhkan penanganan khusus tidak diperlakukan sembarangan. Dan juga hendaknya petugas preservasi diberikan pelatihan khusus mengenai cara preservasi digital yang sesuai dengan standart dan aturan yang telah ditetapkan. Perpustakaan yang telah mengambil keputusan untuk melakukan preservasi digital seharusnya mempertimbangkan resiko untuk setiap format digital yang hendak dilestarikan, sebab setiap format langsung berkaitan dengan perangkat lunak dan perangkat keras yang menjalankannya.

Daftar Pustaka

A.Ridwan Siregar, 2004. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa, Medan : USU Pres.

Mustafa. B.2008.  Materi Kuliah Preservasi Dokumen Digital,  Bogor: Program S2 MTIP

IPB.

Pendit, Putu Laxman. .2008. Perpustakaan Digital dari A sampai Z. Jakarta: Cita Karyakarsa

Mandiri.

________________. .2009. Perpustakaan Digital:Kesinambungan & Dinamika. Jakarta: Cita

Karyakarsa Mandiri.

Wendy Smith dalam Purwono.2009, Dasar-dasar Dokumentasi : Pelestarian Dokumen.

Jakarta : Universitas Terbuka.

---

[1] A.Ridwan Siregar, Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa, (Medan : USU Pres. 2004), hlm.55

[2] Pendit, Putu Laxman. . Perpustakaan Digital dari A sampai Z. (Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri,2008) hal.3

[3] Mustafa. B. Materi Kuliah Preservasi Dokumen Digital,  (Bogor: Program S2 MTIP IPB 2008)

[4] Wendy Smith dalam Purwono, Dasar-dasar Dokumentasi : Pelestarian Dokumen. (Jakarta : Universitas Terbuka, 2009), hlm. 217.

[5] Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital dari A sampai Z,  (Jakarta : Cita Karyakarsa Mandiri, 2008), hlm. 248

[6] Pendit, Putu Laxman.2009. Perpustakaan Digital:Kesinambungan & Dinamika. (Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri,2009) hal.111