PENERAPAN KONSEP KNOWLEDGE MANAGEMENT (KM)
DI PERPUSTAKAAN SEBAGAI
PUSAT BELAJAR
A. Latar Belakang
Knowledge Management seakan menjadi
tantangan baru dan ancaman bagi para pustakawan karena perannya tak jauh beda
dengan definisi-definisi yang masih berproses ilmiah. Fenomena ini merupakan
hal baru dalam institusi perpustakaan dimana beberapa tahun terakhir ini banyak
dibicarakan perkembangan yang mnurut sebagian orang merupakan konsep baru.
Pada era globalisasi ini masalah utama yang
di hadapi bangsa kita, khususnya dalam bidang pendidikan adalah rendahnya
tingkat kualitas sumberdaya manusia. Salah satu upaya untuk meningkatkan
kualitas sumber daya manusia adalah mengembangkan minat baca dan kebiasaan
membaca. Perpustakaan yang mempunyai fungsi sebagai pusat informasi dan ilmu
pengetahuan mempunyai peranan besar terhadap peningkatan dan pengembangan minat
dan kegemaran membaca.
Perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi dalam era globalisasi sekarang ini berjalan begitu
cepat. Kemampuan akan dua hal tersebut menjadi salah satu daya saing yang
sangat pernting. Ketika suatu institusi atau lembaga terutama yang bergerak
dalam bidang pendidikan yang ingin meningkatkan kualitasnya,maka dibutuhkan
tingkat pengetahuan yang sangat luas pada setiap sumber daya manusia (SDM) yang
ada sehingga mampu untuk berkompetensi dan menunjukkan eksistensinya.
Proses siklus perputaran knowledge sangat
cepat sekali, apalagi didukung dengan teknologi informasi seperti
internet-platform kolaborasi untuk transfer tacit knowledge, digital
library untuk management explicit knowledge dan kemampuan analisis
dalam mengolah data menjadi knowledge menjadi terasa sebagai sebuah
kesatuan terpadu dibantu teknologi informasi yang berfokus pada konsep knowledge
management[1].
Kemajuan teknologi
informasi menjanjikan kemudahan dalam knowledge management terutama bagi
lembaga dalam bidang pengelolaan informasi secara elektronis termasuk
perpustakaan. Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi (information
provider) harus berjalan seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi
informasi dan kebutuhan informasi pemustaka.
Teknologi internet merupakan bagian integral
dari kehidupan sehari-hari membuat pada perilaku masyarakat pencari informasi
menjalani banyak perubahan. Sumber daya elektronik yang tersedia melalui
internet menjadi sasaran pertama bagi para pencari informasi. Perpustakaan
tradisional merupakan penyedia utama sumber daya informasi dihadapkan pada
tantangan baru untuk menyediakan informasi yang relevan dan tepat waktu serta
berasal dari banyak sumber. Pustakawan dituntut sebagai subyek yang dapat
memberdayakan pengetahuan untuk diterapkan di lingkungan perpustakaan.
Suatu organisasi ketika
ingin mencapai visi dan misi harus mengeloal perpustakaan yang dimilikinga
dengan baik agar dapat bersaing dengan organisasi yang lain. Salah satu caranya
adalah dengan menerapkan konsep managemen pengetahuan atau knowledge management
pada organisasi tersebut. Tidak terkecuali pada perpustakaan sebagai institusi
maka untuk menghadapi persaingan dan tuntutan yang semakin tinggi memerlukan
penerapan manajemen pengetahuan agar dapat menjawab setiap tuntutan tugas
layanan.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan
tulisan yang dikemukakan di atas ada beberapa fenomena tentang manajemen
pengetahuan, penulis mencoba mengesploitasi Bagaimana penerapan manajemen
pengetahuan di perpustakaan?
C. Tujuan dan Manfaat
1.
Membuktikan bahwa
manajemen pengetahuan sangat memberikan dampak yang besar dalam penyebarluasan
informasi pengetahuan.
2.
Memaksimalkan sejauh mana konsep knowledge
management dapat diterapkan dalam perpustakaan
D. Pembahasan
Pemahaman konsep pengetahuan dan informasi menimbulkan berbagai
penafsiran berbeda-beda. Para ahli dibidang informasi menyebutkan bahwa
informasi adalah pengetahuan yang disajikan kepada seseorang dalam bentuk yang
dapat dipahami; atau data yang telah diproses atau ditata untuk menyajikan
fakta yang mengandung arti. Sedangkan pengetahuan berasal dari informasi yang
relevan yang diserap dan dipadukan dalam pikiran seseorang. Sedangkan
pengetahuan berkaitan dengan apa yang diketahui dan dipahami oleh seseorang.
Informasi cenderung nyata, sedangkan pengetahuan adalah informasi yang
diinterpretasikan dan diintegrasikan[2].
Menurut
Laudon manajemen pengetahuan
berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya
dan menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnis. Manajemen
pengetahuan adalah serangkaian proses yang dikembangkan dalam suatu organisasi
untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan
organisasi tersebut[3].
Penerapan KM ke dalam sistem perpustakaan
perguruan tinggi dilakukan sebagai salah satu upaya menerapkan dan meningkatkan
apa yang menjadi tugas pokok dan fungsi pustakawan. Dalam hal ini utamanya
adalah sebagai unit penunjang kegiatan perkuliahan bagi civitas akademika
(dosen dan mahasiswa) dalam mendukung terciptanya Tridarma Perguruan Tinggi.
Keberadaan perpustakaan perguruan tinggi sebagai lembaga yang mendukung dalam
proses pembelajaran sangat penting. Hal ini tidak bisa lepas dengan fungsi
perpustakaan Sulistyo-Basuki (1993) yaitu :
·
Merekam pengetahuan, perpustakaan sebagai tempat untuk
mengakumulasi rekaman pengetahuan manusia pada jamannya. Dengan tujuan untuk
mengingat dan menyampaikan pengetahuan. Dengan adanya akumulasi pengetahuan
muncul peluang untuk melakukan penelitian.
·
Perpustakaan mempunyai fungsi pendidikan dan penelitian.
Hasil pendidikan dan penelitian ditulis dalam bentuk buku, artikel dan
sebagainya, kemudian dikelola di perpustakaan untuk dapat digunakan kembali
dalam proses pendidikan dan penelitian.
·
Fungsi kebudayaan untuk menyimpan hasil dari budaya
masyarakat.
·
Fungsi rekreasi, yang dimaksud rekreasi di sini adalah
suatu proses yang dilakukan seseorang dalam menciptakan ide-ide baru atau
menjadi kreatif kembali dari koleksi-koleksi yang tersedia di perpustakaan.
Mencermati fungsi tersebut perpustakaan mempunyai peran besar dalam proses silklus
informasi pada lingkup civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi. Untuk
itu agar perpustakaan dapat memerankan posisi strategi berkaitan dengan arus
informasi di lingkungan perguruan tinggi, maka perpustakaan perlu melakukan
kreatifitas dalam mengelola perpustakaan. Sehingga perpustakaan tidak akan
ditinggalkan atau tertinggal dari proses perubahan yang terjadi di lingkungan
masyarakat akademik[4].
Knowledge Management memang diakui
beberapa pakar masih menjadi konsep yang cair. Dalam arti konsep ini belum
menjadi konsep yang baku dalam bidang tertentu. Walaupun sejarah awal lahir
dari dunia industry, sebagai pendorong inovasi dalam pengembangan produk. Namun
konsep ini dapat diadopsi bidang-bidang lain sebagai sasaran untuk memacu
inovasi. Bidang perpustakaan cocok untuk mengadopsi konsep ini. Hal ini terkait
dengan fungsi perpustakaan sebagaimana tersebut di atas. Sehingga ada korelasi
yang positif yang dapat digunakan untuk pengembangan perpustakaan yang saat ini
sedang menghadapi banjir informasi.
Langkah-langkah bagaimana dapat dilakukan
perpustakaan dalam menerapkan konsep knowledge management, melalui
beberapa tahapan. Adapun tahapan yang dapat dilakukan perpustakaan dalam
menerapkan knowledge management, yaitu;
·
Melakukan evaluasi terhadap sistim
perpustakaan yang telah ada. Proses ini akan memberikan pemahaman kepada kita
tentang permasalahan mendasar yang terjadi pada perpustakaan.
·
Identifikasi kebutuhan. Dalam hal ini,
sebagai konsumen perpustakaan di perguruan tinggi adalah mahasiswa dan dosen.
Berarti tujuan perpustakaan adalah menyediakan pengetahuan yang dibutuhkan oleh
mereka, yaitu sebagai penyalur pegetahuan[5].
Menurut Jafar Basri (2004) Prinsip dasar
penerapan knowledge management adalah
untuk memperbaiki sistem di perpustakaan yang saat ini sedang berjalan,
sehingga proses transfer pengetahuan atau informasi yang ada di perpustakaan
berjalan dengan baik dan berjalan secara simultan.
Selanjutnya untuk menerapkan knowledge
management di perpustakaan dengan merujuk ruang lingkup knowledge
management ke dalam pepustakaan. Adapun ruang lingkup tersebut, mencakup::
·
Creation. Perpustakaan adalah media untuk melakukan
transfer pengetahuan. Hal ini akan mendukung proses pengembangan pengetahuan.
Perpustakaan harus mampu menjadi pemicu (trigger) perkembangan
pengetahuan, khususnya perguruan tinggi. Dalam hal ini, pengguna utama
perpustakaan adalah mahasiswa dan dosen. Perpustakaan yang berkualitas akan
mendukung ke arah berkembangya penelitian dan pengetahuan.
·
Utilization. Konsep utilization berhubungan
dengan sistem perpustakaan. Dalam perguruan tinggi, perpustakaan adalah bagian
penting. Atau dengan kata lain, perpustakaan adalah sebuah sub sistem perguruan
tinggi. Pemustaka (user) perpustakaan adalah dosen dan mahasiswa, dan
peneliti. Jadi seberapa tinggi tingkat utilitasnya, tergantung sberapa sering
pengguna tersebut memanfaatkan perpustakaan.
·
Storing adalah salah satu proses transfer pengetahuan
dan pengguna mendapatkan pengetahuan sehingga tingkat pemahamannya akan
berkembang.
·
Acquisition berarti kemahiran. Dalam hal ini, transfer
pengetahuan yang diberikan oleh perpustakaan harus mampu memberikan nilai
tambah bagi pengunjungnya..
·
Distribution/sharing.
Konsep ini menjelaskan tentang bahwa harus ada proses distribusi pengetahuan.
Jika dihubungkan dengan sistem perpustakaan, perpustakaan harus mampu berfungsi
sebagai transfer pengetahuan..
·
Structure. Konsep struktur
mengarah tentang bagaimana struktur transfer pengetahuan. yang benar-benar
mendukung tujuan utama, yaitu transfer pengetahuan.
·
Tecnology. Teknologi adalah suatu alat (tool) yang
digunakan dalam mengembangkan sistem perpustakaan. Perkembangan teknologi
informasi akan memberikan kemudahan kepada pengguna perpustakaan dan sistem
pelayanannya.
·
Measurement. Secara umum, Korelasi dengan sistem
perpustakaan adalah dalam sistem perpustakaan diperlukan sebuah sistem
pengukuran keberhasilan tujuan .
·
Organizational design. Konsep ini mengarah kepada struktur
organisasi perpustakaan. Struktur organisasi perpustakaan harus berorientasi pada
kebutuhan. Artinya jangan sampai struktur dibuat terlalu birokratis dan terlalu
banyak jabatan yang kurang perlu.
·
Leadership/Culture. Budaya adalah ruang lingkup yang luas. Dalam
hal ini perpustakaan harus mampu menumbuhkan nilai budaya membaca. Jadi, ini
adalah salah satu tugas berat perpustakaan[6].
Intranet merupakan salah satu penerapan KM di
dalam perpustakaan karena dapat membantu dan memudahkan dalam pengelolaan
perpustakaan. Menurut Hendro Wicaksono (2006),[7]satu
diantara komponen dalam penerapan knowledge management adalah ketersediaan alat
(tool) sebagai salah satu sarana untuk berbagi (sharing) pengetahuan.
Hal ini sebagaimana dilakukan industri dalam menerapkan knowledge management.
Untuk itu bentuk realisasi knowledge management di perpustakaan dengan
membangun beberapa sarana atau sharing pengetahuan, antara lain:
1. Membuat portal/web
perpustakaan sebagai wadah untuh sharing
2. Membuat jaringan
intranet sebagai infrastruktur
3. Menyediakan fasilitas
internet di perpustakaan
4. Melakukan proses
digitalisasi koleksi perpustakaan.
Intranet merupakan salah satu
alat yang dapat digunakan untuk sharing pengetahuan di perpustakaan. Konsep
intranet muncul tidak lama setelah internet popular. Secara sederhana intranet
dapat didefenisikan sebagai implementasi teknologi internet pada jaringan computer
adalah LAN (local area network) yang
cakupannya lokal. Banyak media yang bisa digunakan pada intranet dan paling populer web. Adapun tujuan dibangun intranet ini, antara lain:
1.
Sarana penyedia sumber daya informasi (information resource) secara elektronik dengan akses ke intranet.
2.
Mengoptimalkan penggunaan infrastruktur
teknologi informasi yang telah dikembangkan.
3.
Menyediakan sumber daya informasi yang mudah
diakses oleh sivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.
4.
Mengembangkan layanan perpustakaan dengan
menyediakan lebih banyak pilihan format dokumen ilmiah bagi pengguna
perpustakaan.
5.
Memenuhi tautan akan sumber belajar yang
dapat mendukung pelaksanaan metode problem based learning yang
memungkinkan mahasiswa mengakses sumber belajar tertentu tanpa harus datang ke
perpustakaan, namun cukup mengakses dari ruang kuliah maupun ruang tutorial
Adapun kegiatan yang dilakukan untuk
mempersiapkan inranet dalam rangka menyediakan sarana bantu penelusuran
meliputi:
1.
Mendownload artikel jurnal dari database.
2.
Menscan buku-buku teks.
3.
Mengkonversi karya tulis ilmiah dalam format
pdf.
4.
Mengedit dan update artikel jurnal cetak.
5.
Mengedit dan update catalog karya tulis ilmiah cetak.
6.
Membuat data back-up dalam CD dan hardisk.
7.
Merancang webseite terakses
intranet.
8.
Upload data ke website intranet.
Inranet tersebut dapat diakses
dari lingkungan universitas dalam jaringan local
AreaNetwork (LAN) atau melalui akses poin dilingkungan
Fakultas. Adapun resource yang dapat diperoleh
dari intranet tersebut dapat berupa:
1. Catalog online (OPAC). 2. E-book. 3. Karya ilmiah elektronik. 4. Artikel
elektronik. Intranet dapat digunakan sharing pengetahuan bagi
sivitas akademika universitas guna mendapatkan kemudahan dalam memperoleh
informasi
G. Kesimpulan
Kemajuan ilmu pengetahuan yang didukung dengan perkembangan teknologi
informasi mempercepat perputaran informasi. Perpustakaan sebagai lembaga
pengelola dan penyedia informasi perlu mengadakan penyesuaian dalam menghadapi
perubahan tersebut. Perubahan ini dilakukan sebagai cara untuk menjembatani
antara perkembangan dan perputaran informasi yang berlangsung dengan cepat, dan
tuntutan pemakai untuk mendapatkan informasi dengan cepat, tepat dan akurat.
Sehingga memberikan manfaat bagi komunitas antara lain memberikan kesempatan
kecepatan dalam pencarian informasi
Daftar Pustaka
Hendro Wicaksono. 2006. Membangun Sistem Management
Pengetahuan untuk
Pemakai
Perpustakaan Berbasis Intranet Menggunakan Perangkat Lunak Opensour diunduh dari www.ilmukomputer.com
Tanggal 11 Januari 2015.
Jafar
Basri. 2004. Sikap perubahan fundamental dalam menghadapi
Kedayagunaan Sistem Informasi berbasis Jejaringan. Diunduh dari http://www.pacific.net.id/pakar/jafar/sibj 4 htm tanggal 11 Januari 2015.
Kardi.2007.Revitilisasi
Peran Pustakawan Dalam Implementasi Knowledge
Management.Artikel pada Majalah Visi Pustaka
Volome 9 Nomer 2 Agustus 2007. Jakarta:Pusat J asa
Perpustakaan dan Informasi, Perpusnas
RI.
Laudon, Knnethh C. and Jane P. Laudon . 2002. Management
information systems
Managing the digital firm 7th ed. New Jersey :
Prentice-Hall
Malhotra,
Yogesh (2000), "From Information Management to Knowledge
Management: Beyond
the 'Hi-Tech Hidebound' Systems" dalam K. Srinantaiah dan MED Koenig
(ed.), Knowledge Management for the Information Professional, Medford,
NJ : Information Today Inc.
Shanhong, Tang, 2006. Knowledge Management in Libraries in the 21 st
Century.
Sukirno, 2008. Fihris: Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi Vol.
III Nomor 2
(Juli-desember 2008).
[1] Sukirno, Fihris: Jurnal
Ilmu Perpustakaan dan Informasi Vol. III Nomor 2 (Juli-desember 2008)
hal.88
[2] Sukirno, Fihris: Jurnal
Ilmu Perpustakaan dan Informasi Vol. III Nomor 2 (Juli-desember 2008)
hal.23
[3] Laudon, Kenneth C. and
Jane P. Laudon Management Information
System: Managing the Digital Firm, 7th.( New Jersey :
Prentice-Hall.2002)hal.372-373
[4] Sulistyo-Basuki.Pengantar Ilmu
Perpustakaan. (Jakarta: Gramedia Pustaka.1993)
[5] Shanhong, Tang, 2006. Knowledge Management in Libraries in the
21 st Century. Diunduh dari
http://www.ifla.org/IV/ifla66/papers. Tanggal 11 Januari 2015
http://www.ifla.org/IV/ifla66/papers. Tanggal 11 Januari 2015
[6] Jafar Basri. 2004. Sikap
perubahan fundamental dalam menghadapi Kedayagunaan Sistem Informasi berbasis
Jejaringan. Diunduh dari http://www.pacific.net.id/pakar/jafar/sibj
4 htm tanggal11 Januari 2015
[7] Hendro Wicaksono. 2006. Membangun
Sistem Management Pengetahuan untuk Pemakai Perpustakaan BerbasisIntranet
Menggunakan Perangkat Lunak Opensour diunduh dari www.ilmukomputer.com Tanggal
11 Januari 2015.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar